A Microsoft quer que eu preencha uma planilha. E agora?
A Microsoft tem entrado em contato com muitas empresas para efetuar uma auditoria nas licenças usadas internamente. Este procedimento é legal? Como devo responder? Efetivamente o procedimento tem amparo jurídico e é de suma importância que ele seja executado da forma adequada. Porem deve-se observar alguns pontos cruciais ao responder o questionário que será enviado para o e-mail daquele que atendeu o telefonema.
Antes de mais nada, vamos entender quem está executando esse processo de auditoria e os objetivos por trás deste procedimento.
A empresa que está entrando em contato NÃO É a Microsoft, mas sim um terceirizada que, em nome da Microsoft, irá coletar as informações e orientar caso seja detectada alguma divergência. Qualquer e-mail que comece com “v-“ identifica um terceiro ou “vendor”, mesmo que a origem do e-mail venha de servidores “@microsoft.com”. A missão é clara: identificar eventuais distorções entre o parque instalado e as licenças cuja aquisição deve ser comprovada mediante apresentação de nota fiscal.
O procedimento em princípio é auto declaratório. Ou seja, você declara o que está instalado e posteriormente será orientado a apresentar as notas fiscais correspondentes. Deve-se observar que esta declaração não permite (em teoria) correção após o envio à prestadora de serviço. Ela deve ser preenchida com cuidado por um profissional capacitado. Ela possui um valor legal e é extremamente complexa, necessitando de redobrada atenção mesmo para pessoas experientes e acostumadas com questões de licenciamento de produtos Microsoft. Em seguida será solicitada a comprovação dos direitos sobre as licenças declaradas. Para isso será preciso apresentar as notas fiscais da compra das licenças, licenças essas em número igual ou superior às que estão em uso, cuja as versões precisam ser explicitadas no corpo da nota fiscal.
Observa-se que nem todas as empresas guardam essas notas e há registros de revendas que não preenchem corretamente as notas fiscais com as descrições completas dos produtos. É importante frisar que o prazo legal de retenção das notas fiscais para comprovação da legitimidade de uso é indeterminado.
Em outras palavras, você precisa manter a cópia da licença daquele MS-Windows 3.1 que você comprou em 1991 caso ainda o use em 2020. Retenção de nota fiscal para direito intelectual não tem as mesmas regras que para fins tributários (5 anos) ou comprovação de venda (10 anos). Caso não consiga comprovar a legitimidade da licença, por qualquer motivo que seja, a empresa terá que efetuar a compra de um produto idêntico, na versão atualizada.
Por conta da complexidade da auditoria e de suas implicações legais e eventualmente financeiras, não pode haver afobação para envio das informações solicitadas. Não há pressa para preencher o formulário apesar do prazo informado pela prestadora (entre 4 dias e uma semana) ser muito curto. Se houver uma justificativa razoável para solicitar uma prorrogação de prazo ela será sem dúvida alguma concedida. A Microsoft antes de mais nada entende que a empresa auditada é cliente, e assim deve ser tratada. O que não pode haver é uma recusa em responder sem que haja uma justificativa técnica ou administrativa para tal ou simplesmente ignorar as solicitações de auto declaração. Caso a prestadora de serviço não consiga finalizar seu procedimento de auditoria que – friso bem – é acompanhado de perto pela Microsoft, a prestadora irá encaminhar a situação para um segundo grupo de atuação, que poderá eventualmente entrar com ações judiciais para realizar a auditoria.
Para cada perfil de cliente há uma abordagem diferente, um cuidado diferente, um detalhe que pode fazer toda a diferença no resultado final. Somos especializados em tratar essas questões de licenciamento de maneira objetiva e prática. Entre em contato!